單位簡介

Google(G-Suite)雲端硬碟

Google 教育版帳戶服務資料使用容量限制

本校 Google 教育版帳戶服務資料使用容量限制
1.Google 公司於 2021/02 公布，未來 Google Workspace for Education Fundamentals (原為: G Suite for Education) 的儲存空間政策將於2022/7/1進行重大異動，原本無空間上限的服務將限制各教育機構之總磁碟使用量為100TB[1]的儲存空間，供本校所有帳戶共同使用。本校目前的空間總使用量遠遠超出100TB。 2.為避免屆時措手不及，增加資料遺失及被停權之風險，因此提醒所有帳號的使用者： (1)依據 Google 政策[2]，本服務僅限「教育目的」使用。
(2)教育部函轉行政院來文「為防止公務資料外洩，各機關同仁應使用機關配發之電子信箱收發公務所需資訊，不得使用非公務信箱進行公務郵 件收發等事宜，請查照並轉知所屬機關(構)配合辦理。」
(3)請勿儲存重要資料，儲存前請先評估風險。
(4)請定期備份您的個人資料，重要資料都應該要有備份，不宜只存放於同一個儲存空間。
(5)Google的儲存空間係指Gmail、雲端硬碟與相片使用空間的總和。
(6)請預先下載備份您的資料[3] (包含 Gmail、雲端硬碟及相簿...等)或轉移至您自有的雲端空間[4]，並刪除不必要的資料，以避免屆時資料遺失無法取回 (於2022年03月31日前，自行將磁碟的資料使用容量降低至5GB以下)
(7)請至 https://drive.google.com/settings/storage 查詢您的空間用量。
(8)請至 https://drive.google.com/drive/quota 刪除「雲端硬碟」中過大或無用的檔案
(9)請至 https://drive.google.com/drive/shared-drives 刪除「共用雲端硬碟」中過大或無用的檔案。
(10)請刪除 Gmail 中過時或無用的郵件。
3.本校目前的使用空間已經超過限制，為配合Google政策及考量現行教職員生之權益，訂定本校Google儲存空間使用管理政策：
(1)帳號使用權限：學生帳號使用年限為7年，教職員帳號使用至離職後1個月止，兼任職師使用權限為一學期。並於2022/4/1開始刪除離職同仁及畢業學生帳號與資料，請使用者自行備份需要的資料。
(2)儲存空間限制：學生帳號使用空間上限為5 GB，教職員帳號使用空間上限為50 GB。
(3)對於使用空間超過5 GB的學生，經通知3次後，依然不處理者，停用學生其雲端硬碟及相簿服務。
(4)對於使用空間超過50 GB的教職員同仁，經通知3次後，依然不處理者，將其帳號停權。
(5)建議超過儲存空間的使用者，將資料存放到其他儲存空間，譬如個人電腦硬碟、隨身硬碟、私人Google雲端硬碟、微軟OneDrive雲端空間。
(6)請參考將Google雲端硬碟的檔案搬到Office 365的OneDrive儲存空間操作教學影片。https://reurl.cc/q1R66D
(7)由於 Google 目前尚未提供空間管理措施，本校預計於 2022/04/30起全面停止共用雲端硬碟服務。
4.以上述說明仍可能會因Google政策之調整而有所變化，如有異動會再另行公告，造成不便敬請見諒。未來若有任何異動或資訊更新，例如：服務對象縮減、服務內容縮減，本組將儘速宣導周知。
5.如有任何建議，歡迎來信。然本服務屬 Google 公司免費提供，本校提供帳號的代申請及管理，其服務內容、期限及空間容量將依 Google 公司的政策而調整，本校實無管控權力，惠請知悉，請多包涵。
參考來源： [1] Workspace for Education 儲存空間政策異動 [2] Google Workspace & Cloud Identity Acceptable Use Policy [3] 如何下載您的 Google 資料 [4] 如何將學校 G Suite 帳戶內容複製到個人的 Google 帳戶